Perjalanan Dinas: Pengertian, Jenis-jenis dan Biayanya

Bagi karyawan perusahaan swasta ataupun pegawai ASN pasti sudah sering mendengar tentang perjalanan dinas. Orang-orang menyebutnya juga dengan beberapa istilah berupa singkatan seperti perdin dan perjadin.

Biasanya berupa perjalanan ke luar kota hingga ke luar negeri dalam kurun waktu tertentu. Banyak hal yang perlu disiapkan, termasuk biaya atau anggaran perjalanan agar dapat berjalan lancar seperti yang diharapkan.

Apa Itu Perjalanan Dinas?

Perjalanan dinas adalah kegiatan perjalanan ke luar kantor atau ke luar tempat kedudukan untuk suatu kepentingan kerja ataupun tugas dinas. Kegiatan ini dapat dilakukan dalam berbagai skala, seperti di dalam kota, luar daerah, hingga luar negeri.

Bukan hanya untuk bertemu mitra bisnis, perdin juga biasa dilakukan untuk berbagai tujuan lain seperti berikut.

1. Perdin untuk rapat kerja

2. Perdin untuk kunjungan kantor cabang

3. Perdin untuk mengikuti seminar nasional maupun internasional

4. Perdin untuk melakukan kerja sama dengan perusahaan lain

5. Perdin untuk menentukan tender

6. Perdin untuk pelantikan tertentu

7. Perdin untuk rapat umum pemegang saham

8. Perdin untuk kenaikan jabatan atau promosi jabatan

9. Perdin untuk kegiatan sosial

10. Perdin untuk menghadiri seremonial atau acara tertentu

Siapa Saja yang Boleh Melakukan Perjalanan Dinas?

Tugas perdin biasanya dilakukan oleh para pegawai atau karyawan yang mewakili suatu perusahaan atau instansi. Terkadang pimpinan atau direksi juga melakukan perjalanan ini jika suatu pekerjaan memang tidak bisa diselesaikan di tempat.

Selain itu, kalangan pejabat atau Aparatur Sipil Negara (ASN) termasuk yang sering melakukan perjalanan tugas dinas. Kegiatan tersebut bisa untuk kunjungan ke proyek pemerintah, inspeksi ke daerah terpencil, ataupun menghadiri pertemuan internasional.

Namun, tidak semua karyawan atau pejabat dapat melakukan perjalanan ini dengan bebas. Hanya mereka yang menerima surat tugas atau surat perintah perjalanan dan memenuhi persyaratan.

Jenis-jenis Biaya Perjalanan Dinas

Dalam perjalanan tugas dinas atau tugas kantor biasanya seluruh biaya akan ditanggung oleh perusahaan. Beberapa jenis biaya yang termasuk dalam cover perusahaan ini antara lain:

1. Biaya Transportasi

Biaya transportasi sudah pasti menjadi biaya harus dikeluarkan perusahaan jika menugaskan karyawannya untuk ke luar kota atau ke luar daerah. Jenis biaya ini mencakup tiket kereta, tiket kapal, tiket pesawat, sewa mobil dan tiket transportasi lainnya yang diperlukan selama bertugas.

Biaya transportasi untuk perjalanan tugas dinas bisa bervariasi, tergantung jarak atau tempat tujuan. Misalnya, perjalanan ke luar kota yang jauh pasti butuh biaya lebih dibanding yang hanya di dalam kota atau masih satu wilayah.

Selain itu, jenis transportasi yang digunakan juga mempengaruhi biaya yang dikeluarkan. Misalnya, perjalanan dinas Jakarta-Bandung menggunakan mobil Toyota Innova, biasanya perlu menyiapkan biaya untuk BBM dan jalan tol.

- BBM

Dengan asumsi konsumsi BBM 20 km per liter dan jarak Jakarta-Bandung 150 km, butuh sekitar Rp 100.000 untuk biaya BBM yang menggunakan Pertalite. Biaya BBM ini bisa dijadikan Rp 200.000 untuk pulang pergi Jakarta-Bandung-Jakarta.

- Biaya Tol

Satu kali perjalanan dari Jakarta ke Bandung setidaknya mobil perlu mengeluarkan Rp 70.000 – Rp 80.000 untuk jalan tol.

Jadi, perlu sekitar Rp 300.000 untuk biaya transportasi Jakarta-Bandung dengan mobil. Biaya untuk perjalanan tugas kantor ini bisa dijadikan Rp 600.000 untuk perhitungan bolak-balik atau pulang pergi.

2. Biaya Makan dan Minum

Karyawan atau pegawai yang melakukan perjalanan tugas dinas sudah dijamin biaya untuk makan dan minumnya. Perusahaan akan menjatah biaya konsumsi untuk digunakan karyawan membeli makan selama menjalankan tugas.

Biaya makan dan minum biasanya mencakup biaya makan 3x sehari (sarapan, makan siang, makan malam), pesan katering, makan di restoran, atau pembelian makanan dan minuman di tempat lain.

3. Biaya Akomodasi

Kemudian, ada biaya akomodasi yang biasa mendapat jatah lebih banyak daripada biaya makan. Sewa kamar hotel atau penginapan termasuk dalam biaya perjalanan dinas selain transportasi dan konsumsi.

Perusahaan dapat menentukan jatah untuk biaya penginapan karyawan yang bertugas. Namun, biaya ini tergantung jenis akomodasi yang dipilih dan durasi perjalanan tugas dinas. Jika hanya satu hari, mungkin tidak perlu biaya penginapan.

4. Biaya Komunikasi

Perusahaan juga biasanya memfasilitasi karyawan yang bertugas dengan biaya komunikasi. Hal ini untuk memastikan karyawan dapat bekerja maksimal dan tetap terhubung dengan perusahaan atau bisnis selama dinas. Ini termasuk biaya untuk telepon, paket internet dan biaya komunikasi lain.

5. Biaya Lainnya

Biaya lain adalah biaya yang tidak termasuk dalam biaya di atas dan dibutuhkan selama perjalanan tugas ini. Misalnya biaya untuk parkir, tip untuk hotel atau restoran dan lain sebagainya.

Persiapan Perjalanan Dinas

Punya agenda perjalanan tugas dinas atau tugas kantor dalam waktu dekat? Ada beberapa hal penting yang perlu dipersiapkan dengan baik sebelum melakukan perjalanan.

1. Jaga Stamina Selalu Fit

Kesehatan adalah modal penting agar dapat melakukan perjalanan dinas dengan maksimal. Pastikan menjaga kondisi tubuh tetap sehat dan fit dengan makan makanan sehat, olahraga dan istirahat yang cukup.

2. Pelajari Agenda Meeting

Cek apa saja agenda dalam perjalanan tugas dinas dan pelajari jadwal acaranya. Hal ini penting untuk memastikan semua agenda dapat dilaksanakan dengan baik.

3. Persiapkan Dokumen dan Materi Dinas

Dokumen dan materi dinas yang memang dibutuhkan jangan sampai terlewat. Cek ulang untuk memastikan semua lengkap dan tidak ada yang tertinggal.

4. Siapkan Pakaian dan Kebutuhan Pribadi

Packing barang-barang kebutuhan pribadi, seperti baju kerja hingga obat-obatan untuk berjaga-jaga jika terjadi kondisi darurat.

5. Cek Detail Transportasi dan Akomodasi

Catat detail transportasi dan perkiraan biaya yang diperlukan selama bertugas. Termasuk biaya akomodasi juga perlu disiapkan.

Itulah ulasan mengenai perjalanan dinas dan berbagai biaya serta persiapan yang diperlukan. Jangan lupa mempersiapkan mobil atau kendaraan terbaik untuk menunjang perjalanan Anda yang lebih aman dan nyaman.